Şirketlerin çalışanlar için belirli vaatleri bulunuyor. Bu vaatler hayata geçirdiklerinin resmi olmayan yansıması olan çalışanı onore etmek ve hatırlamaktır. Periyodik geri bildirim yavaş yavaş yerini anlık geri bildirime bırakmaya başlıyor. İş dünyası da çalışanlar da anlık geri bildirim konusunda hem fikir.
Anlık Geri Bildirim Nedir?
Anlık geri bildirim çalışanların yerine getirdikleri görevlerde iyi ve kötü aldığı tüm çıktıları yorumlamak. Yani çalışana iyi gidiyorsun ya da şu kısma odaklan, burayı düzelt diyebilmektir. Çalışanın şubat ayında yaptığı bir hatayı bir sonraki yıl ocak ayında belirtmek ve bu sebeple terfiden uzaklaştığını bildirmek haksızca. Eğer şubat ayında bu konunun geri bildirimi verilseydi, bir sonraki performans görüşmesine kadar durumu içselleştirir ve telafisini gösterebilirdi.
Anlık geri bildirim Sadece çalışan iyi bir şey yaptığında takdir hata yaptığında doğruyu yönlendirme olarak düşünülmemeli. Genel amacı elbette bu olsa da mümkün olan tüm süreçlerde uygulanabilecek bir yapı. Karşılığını da fazlasıyla alabiliyorsunuz. Genellikle oyunlarda karşılaştığımız anlık geri bildirim basit bir şekilde işliyor aslında. Mesela oynadığınız bir savaş oyununda yaptığınız hamle sonucu iyiyse direk oyun akarken tebrik eder ve rozetinizi verir. Bölüm sonunda da ek cephane ve yeni bir silah ile ödüllendirilirsiniz. Bu sayede akıştan kopmazsınız. Mevcut iş dünyasındaki kurguyu oyunda görmek hiç hoş olmazdı. Örneğin yine bir savaş oyunu oynuyorsunuz diyelim, oyun içi yaptığınız tüm girişimlerin sonucunu oyun bittikten sonra alıyorsunuz. Hiç de cazip değil. Oyundaki akış motivasyonunu iş yerine de yansıtmak adına anlık geri bildirimin sihirli gücünden yararlanmalıyız. Bu sayede sürekli motive olan ve yönlendirilen çalışanlar ile ideal süreçler yaşayıp beklediğimiz sonuçları alalım.
Çalışanı Hatırlamak
Şirketlere ik süreç danışmanlığı yaptığım zamanlar en dikkat ettiğim konu mevcut çalışanı onore etmekti. Mesela mevcut çalışanı özel günlerinde hatırlamak. Bu sadece doğum gününden oluşmuyor. Nasıl ki anneler, babalar, kadınlar günü gibi genel özel günleri kutluyorsak çalışanın özel gördüğü kendine ait günleri de öğrenip kutlayabiliriz. Çalışan neye önem veriyorsa o gün onun için önemli oluyor. İşverenin ve yönetimin bunu bilmeden mevcut çalışanı motive etmesi zor. Mesela çalışanın çocuğu var ve okula gidiyorsa her okul döneminin ilk günü o çalışana bunu hatırladığınızı bir şekilde göstermelisiniz. Belki çocuğa minik bir okula dönüş hediyesi, 1 günlük izin, vs. Ya da çalışanın evlilik yıldönümünü hatırlamak. Bunun için de tebrik, kutlama veya mini bir hediye oldukça mutlu edecektir. Çalışan için önemli günlerden biri evcil hayvanıyla ilgiliyse bu konuda bir hamle yapıp hediye, misafir etme gibi hamleler yapılabilir.
Her Yıl Kutlanan İş Yıldönümleri
İşyerindeki yıldönümlerini hatırlamak da bunların arasında yer alıyor. Belirli pozisyonlarda yıllar geçiren çalışanlar var. Bu süre içerisinde üretmeye, çözümlemeye ve geliştirmeye devam etmişler. Bunun teşekkürü, yıldönümlerinde coşkuyla kutlamak olmalı. Kaldı ki şirketin çalışanlara olan yaklaşımı da tam burada açık olarak görünür. İmkanı olan şirketler çalışanlarına çeşitli hediyeler de verebilir.
Bazı şirketler belirli periyodlarla yıldönümü kutlar. Mesela 5. yıl 10. yıl gibi. Bu hiç yoktan iyidir. Ama sadece hiç yoktan. Çünkü 5’er yıllık periyodlar bir insana verdiğiniz değeri göstermek adına oldukça uzun bir süredir. Sırf performans sistemleri yıllık ve 6 aylık olduğu için bile anlamsız kalmaya başlamışken, bu kadar uzun süre oldukça anlamsız. Oyunlaştırma bu sorunu anlık geri bildirim ile çözmektedir. Oyunlaştırmayı klasik sistemlerden ayıran yegâne yöntem oyunlardaki gibi yapılan işi anında övmek veya geri bildirim ile nasıl yapılabileceğini yönlendirmektir. Bu iş dünyasında da kabul gören bir şeydir. Çünkü insanlar bu şekilde davranılmasını severler. Yaptıklarının karşılığını anında öğrenmek isterler.
Değişen zihin çalışma biçimleri de artık bu beklentinin daha geniş çevrelerde olduğunu bizlere gösteriyor. Yani her hafta aynı gün aynı saatte tv başında dizinin yeni bölümünü bekleyen nesilden, bir oturuşta 1 sezon izleyebilen nesle geçiş yapıldı. İzledikleri içeriklerde sıkıcı ve gereksiz buldukları kısımları atlayıp geçen insanları yıllık 5 yıllık 10 yıllık hatırlamalarla tatmin edemeyiz. Bu yüzden anlık geri bildirime geçmeliyiz. 5 yıl çok uzun bir süre. O 5 yılda neler oluyor? Bilemeyiz. Çalışanın neler yaşadığını anlayamayız.
Neden Yıldönümü Önemli?
Mesela ben dün şirkette 2. yılımı doldurdum. Buradaki 2, sadece bir rakam değil benim için. O 2 yılın içinde onlarca proje yapmış, yüzlerce insanla tanışmış, krizler çözmüş, başarılar elde etmiş, uykusuz kaldığım günler olmuş. Bazı zamanlar kendimden, ailemden ve sevdiğim şeylerden ödün vermişim. Gurur duyulacak işler ortaya çıkarmışım. Çok sevinmiş ve de üzülmüşüm. Farklı disiplinlerde de fikir üretmeye başlamışım. Mükemmel işler yapmış, yaptığım hataları analiz etmişim. Birçok şey öğretmiş ve öğrenmişim. Yani o 2 yıl dolu dolu geçmiş. Şirketin, seni anlıyor, takip ve destek ediyorum deme şekli de bu yıldönümleridir.
Yıldönümlerinde bir kutlama ve teşekkür içeriği ile herkesle paylaşılabilir.
Örnek Kutlama İçeriği (yazı görseli)
Performans görüşmeleri ağırlıklı KPI veya OKR üzerinden ilerlediği için işin mental boyutuna bakılmaz. Ama yıldönümleri iş hedefleri dışında kalan mental kısma odaklanır. Seninle çalışmaktan keyif alıyorum, şirkette yaratıcılığınla fark yaratıyorsun dediğiniz bir çalışan için daha keyifli bir durum olamaz. En azından kendisinin farkında ve hatırlayan bir yönetim olduğunu düşünecektir. Anlık geri bildirim bilinci, bir şeyleri kaçırmamak ve farkına varmak için ideal süreyi bizlere sağlar.
Eticarette Üyelik Yıldönümleri
Bazı eticaret siteleri, üyeliğin yıldönümlerinde müşterilerini hatırladığını gösterebilmek adına hediye çekleri gönderir. Günü kutlar ve birlikteliğin uzun sürmesi adına müşterisini hatırladığını gösterir. Hoş bir sürpriz olur. Mesela aklıma gelen en iyi örneklerden biri de Defacto’dur. Yıldönümünün bulunduğu ay içerisinde ekstra bir indirim ve 5 katı gift puan kazandırmasıdır. Yemek Sepeti’nin attığı yıldönümü maili de vardı hatırladığım kadar. Bu mailin içinde yıldönümü kutlaması ve o süreye kadar verdiği siparişlerin metaforik karşılaştırması vardı. Mesela bugüne kadar verdiğin siparişleri üst üste toplasak 20 katlı bir binaya denk gelir. Siparişlerinin yanında aldığın içeceklerle fıskiyeli bir havuzu doldurabiliriz. Ya da siparişleri yan yana koysak buradan köye yol olur gibi istatistikler vardı. Bu bilgiler özeldir. Üyeyi motive eder. Bağlılığını perçinler.
Anlık Geri Bildirim Örnekleri
Özel gün hatırlaması konusunda THY üyelerine yerden 10.000 metre yüksekte kutlama pastası ikram ediyor. Üyelerin uçuş tarihine yakın olan doğum günü ya da evlilik yıl dönümü gibi tarihlerde kullanılabiliyor. Bu ve benzeri özel günlerini de hatırlamak; seni tanıyoruz, farkındayız ve seviyoruz mesajı vermek gururlandırır. Gittiğim bir kamp yeri de eski müşterilerine bu tip yıldönümü sürprizleri yapıyor. Spor kulüplerinde üyelik yıldönümü tebrik, kutlama ve rozet takma törenlerini görmüşüzdür. Bu tip organizasyonlarda periyodik yıldönümleri kutlanması sorun olmaz. Fakat her gün, ailemizden çok gördüğümüz organizasyonun bunu anlık geri bildirim ile önemsemesi gerekir.
Çalışanı tanıdığımız kadar motive eder, onun bağlılığını artırabiliriz. İnsanlar artık işyerlerinde sadece bir şey yapmıyor. Çok şeyle ilgilenip, multi disipliner pozisyonlarda çalışıyor. Onlara sadece doğum günlerinde gerçek dışı bir sıradanlıkla pasta kesmek yetmiyor. Bu yüzden oyunlaştırma ve benzeri metodlarla geliştirilecek önemli iyileştirmeler yapılabilir.
Ali Cevat Ünsal